การควบคุมภายใน ลูกหนี้การค้า

การควบคุมภายในเกี่ยวกับ ลูกหนี้การค้า พิจารณาได้จาก 
1. สมุห์บัญชี หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องตรวจสอบอยู่เสมอว่า ยอดรวมบัญชีลูกหนี้รายตัว จะต้องเท่ากับบัญชีคุมยอดลูกหนี้
2. งบแสดงอายุลูกหนี้จะต้องมีการจัดทำ และตรวจสอบโดยพนักงานที่ไม่เกี่ยวกับ การรับเงินและเสนอต่อผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชี หรือกรรมการผู้จัดการ
3. ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชี หรือกรรมการผู้จัดการจะต้องแจ้งให้พนักงานขาย และพนักงานเก็บเงิน ทราบถึงลูกหนี้ที่ค้างชำระนานเกินกำหนด
4. มีการส่งคำยืนยันยอดไปยังลูกหนี้เป็นครั้งคราว        
     4.1 การรับเงิน
     4.2 การบันทึกบัญชีลูกหนี้
     4.3 การขายสินค้า

5. พนักงานขายและพนักงานรับเงิน จะต้องไม่เป็นผู้ที่ทำบัญชีลูกหนี้
6. การปรับปรุงบัญชีลูกหนี้จะต้องมีการอนุมัติโดยเจ้าหน้าที่ผู้ใหญ่ที่รับผิดชอบ เช่น ผู้จัดการ  ฝ่ายการเงิน
7. การจำหน่ายหนี้สูญจะต้องอนุมัติโดยเจ้าหน้าที่ชั้นผู้ใหญ่ เช่น ผู้จัดการฝ่ายการเงิน
8. เจ้าหน้าที่บัญชีลูกหนี้รายตัวไม่ได้ทำหน้าที่ต่อไปนี้
     8.1 การรับเงิน
     8.2 ตรวจสอบใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษีและใบลดหนี้
     8.3 การให้ส่วนลด
     8.4 การลงบัญชีคุมยอดลูกหนี้
     8.5 การอนุมัติการจำหน่ายหนี้สูญ
9. แผนกสินเชื่อหรือผู้มีหน้าที่อนุมัติการขายเชื่อ
     9.1 จะต้องได้รับการรายงานเกี่ยวกับลูกหนี้ค้างชำระนาน เพื่อจะได้ติดตามทวงถาม
     9.2 ลูกหนี้ใหม่จะต้องรับอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายขาย และฝ่ายสินเชื่อหรือผู้ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่นี้
     9.3 จะต้องหมั่นตรวจสอบวงเงินสินเชื่อที่อนุมัติให้ลูกหนี้รายใดรายหนึ่งอยู่เสมอ
10. หนี้สินที่ค้างชำระนาน จะต้องมีการตรวจสอบเอกสารหลักฐาน เช่น ใบส่งของต้นฉบับ

เพื่อให้แน่ใจว่ามีอยู่ครบถ้วน หากมีปัญหาสามารถติดตามทวงถาม และดำเนินคดีตาม กฎหมายได้

ที่มา : www.jarataccountingandlaw.com